Les barrages secrétaires
Un problème millénaire
Au royaume de la prospection vivait un dragon posté sur son rempart, qui, bien que très fidèle à son Roi, empêchait tous les preux chevaliers et chevalières prospecteurs de passer au-delà de ce barrage. Les luttes étaient âpres, tellement que tout l’ordre des prospecteurs en venait à détester profondément la bête. Pourtant, l’un d’entre eux entreprit une action que d’aucun qualifierait de farfelu : écouter le dragon. Tant et si bien qu’armé de sa brave épée Empathie, ce chevalier arriva à passer le barrage du terrible dragon.
Oui, vous l’avez compris, nous allons aujourd’hui aborder les barrages secrétaires. Tout prospecteur s’est un jour retrouvé face à cette impossibilité, ce mur, empêchant le contact direct avec sa cible décisionnaire. Et même s’il existe des clés et des stratégies simples à appliquer pour surmonter ces barrages, force est de constater, grâce aux nombreuses demandes de nos élèves en coaching personnalisé, qu’elles ne sont pas connues et maîtrisées de tous. C’est pourquoi vous est proposé aujourd’hui cet article qui vous donnera deux stratégies parmi tant d’autres de faciliter vos prochains contacts avec les secrétaires.
Touche pas à ma secrétaire !
Le premier point essentiel sur lequel il convient d’insister c’est de faire preuve d’empathie stratégique. Derrière cet oxymore particulier se cache deux évidences qu’il est parfois bon de rappeler : les secrétaires sont des êtres humains, et vous êtes un prospecteur. Il va donc falloir faire preuve d’empathie afin de les comprendre et de gagner du crédit auprès d’elles mais savoir rediriger de façon stratégique ce que vous avez gagné pour parvenir à vos fins, car vous restez un prospecteur.
Enfin avant de continuer il convient d’insister sur un point fondamental : vous l’aurez compris, il est question ici de faire de la secrétaire votre alliée et non votre ennemie. Car oui, il est non seulement en votre pouvoir de le faire, mais j’ajouterais même que c’est presqu’un devoir. Imaginez simplement les possibilités qui s’offrent à vous avec une secrétaire de votre côté.
Ces personnes sont des mines d’or en information, certes elles ne seront pas votre contact décisionnaire qui vous gratifiera d’un « Oui » mais ce sont elles qui pourront vous renseigner sur la disponibilité de votre interlocuteur, sur les sujets traités actuellement en interne, voire peut-être même sur des informations liées à leurs outils ou organisations actuelles. Alors réfléchissez-y à deux fois la prochaine que vous entendrez un irritant et nonchalant « C’est à quel sujet ? » dont elles seules ont le secret.
Pour parvenir à vos fins et faire d’une secrétaire votre alliée, il ne suffit pas de feindre l’empathie, soyez le réellement. De la même manière que l’on demande à un commercial d’être convaincu par le produit qu’il vend, soyez convaincu de l’importance et de l’attention que vous porterez à votre barragiste préférée. Faites un travail sur vous-même, n’oubliez surtout pas que vous avez affaire à une personne comme vous, à qui l’on a simplement confié une mission qui est l’inverse de la vôtre.
Avec cet état d’esprit, écoutez la secrétaire à la recherche du moindre indice, reconnaissez sa valeur, donnez-lui de l’importance, prenez-la à témoin, demandez-lui-même conseil ! Si pour vous ces choses sont anodines, la secrétaire quant à elle, se souviendra de la fois où elle a passé une journée horrible mais que le commercial au bout du fil a été compréhensif, elle se souviendra de vous avoir conseillé d’appeler à 9h plutôt qu’à 10h, elle se souviendra de la fois où vous avez simplement exprimé l’idée que son travail n’était pas simple… Et donc avec ces à priori positif à votre égard que vous avez créé, elle sera plus apte à vous aider, voir même à plaider en votre faveur auprès de son patron s’il le faut !
Pour résumer soyez empathique, convaincu sincèrement mais fin et stratégique. Utilisez vos marqueurs d’empathie afin qu’il puisse vous servir plus tard, voyez-les comme des graines que vous plantez et très souvent les graines donnent de beaux arbres fruitiers !
Vous ne passerez pas !
Mais il arrive qu’avec toute l’empathie du monde ces graines ne donnent rien ! Que faire alors avec une secrétaire insensible à votre approche précédente ? Utiliser la deuxième stratégie la plus efficace : celle de l’intimidation courtoise. Oui, encore un oxymore, mais encore une fois ce terme va définir l’essentiel de notre seconde stratégie : intimidez la secrétaire avec autorité mais courtoisie. Pensez-vous qu’une secrétaire va vous refuser l’accès à votre contact si elle est persuadée que vous êtes quelqu’un d’important ? Bien sûr que non.
Ici il n’est pas question de mentir, ou de se faire passer pour ce que vous n’êtes pas, mais de faire preuve d’autorité. Donc s’il vous est déconseillé de jouer avec la vérité, il est plus que fondamental de jouer avec l’autorité que vous pouvez dégager.
Cependant il faut faire preuve d’équilibre entre la courtoisie, élémentaire lors d’un échange téléphonique, et l’autorité. C’est ce que je nomme lors de mes coachings : la ligne de respectabilité. Le but est d’incarner aux yeux de votre interlocutrice une personne importante, qui connaît son patron, et donc qui peut peut-être se plaindre d’elle auprès de lui.
Et pour cela, pas de secret : soyez convaincu que vous êtes une personne importante ! Adoptez un ton détaché, sûr de vous et ferme. Répondez sans hésiter aux questions habituelles de façon simple : « Indiquez simplement à Monsieur/Madame X, que c’est Monsieur/Madame Y au bout du fil ». Sans lui mentir, le but de votre intonation est de faire penser à la secrétaire que vous êtes déjà en contact avec son supérieur.
Vous l’aurez remarqué lorsqu’il s’agit de franchir les barrages secrétaires, les stratégies à adopter font appel à votre état d’esprit (empathique ou autoritaire), et ce n’est pas un hasard. En effet la leçon à retenir de cet article, c’est que les secrétaires ne sont pas des machines et ne sont pas vos ennemies, elles sont comme vous, sensible à l’état d’esprit de leur interlocuteur. Cette information intégrée à votre logiciel, sachez faire preuve d’écoute, de malice et de stratégie afin de parvenir à vos fins.